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Datenschutzerklärung für Nutzer der HLRN-Systeme

Version: Mai 2018

Maßgeblich ist die deutsche Version dieser Erklärung. Die englische Fassung dient ausschließlich Zwecken der Information und Illustration.

Geschlechtsneutrale Personenbezeichnungen:

Im nachfolgenden Text wird aus Gründen der einfacheren Lesbarkeit bei Personenbezeichnungen auf eine geschlechtsspezifische Differenzierung (z.B. Wissenschaftler/-in, Nutzer/-in, Antragsteller/-in) verzichtet. Soweit jeweils nur eine der geschlechtsspezifischen Varianten genannt ist, soll dies im Sinne der Gleichbehandlung grundsätzlich für beide Geschlechter gelten.

Präambel

Der Norddeutsche Verbund für Hoch- und Höchstleistungsrechnen (HLRN), vertreten durch seine Mitgliedsländer Berlin, Brandenburg, Bremen, Hamburg, Mecklenburg-Vorpommern, Niedersachsen und Schleswig-Holstein, betreibt ein verteiltes Supercomputersystem, das Bestandteil der nationalen HPC-Infrastruktur ist. Die Systeme des HLRN nutzen in der Mehrzahl Wissenschaftler an Universitäten und Forschungseinrichtungen der beteiligten Bundesländer, aber auch darüber hinaus.

In Vorbereitung, während und nach der Nutzung der durch den HLRN angebotenen wissenschaftlichen und technischen Dienstleistungen werden personenbezogene Daten erfasst, verarbeitet und gespeichert, die für die Erbringung der Dienstleistungen durch den HLRN erforderlich sind. Lesen Sie daher bitte diese Datenschutzerklärung sorgfältig, insbesondere Ihre Rechte im Umgang mit Ihren personenbezogenen Daten in Abschnitt 7.

Nachfolgend informieren wir Sie über Art, Umfang und Zweck der Erhebung und Verwendung personenbezogener Daten.

Die vom HLRN erhobenen personenbezogenen Daten werden auf Servern an den HLRN-Betreiberstandorten

  • Konrad-Zuse-Zentrum für Informationstechnik Berlin (ZIB), Takustraße 7, D-14195 Berlin
  • Georg-August-Universität Göttingen, Wilhelmsplatz 1, D-37073 Göttingen und
    Gesellschaft für Wissenschaftliche Datenverarbeitung mbH Göttingen (GWDG), Am Faßberg 11, D-37077 Göttingen (ab 01.06.2018)
  • Leibniz Universität IT Services, Leibniz Universität Hannover (LUIS), Schloßwender Straße 5, D-30159 Hannover (bis 31.08.2018)

- nachfolgend „Betreiber“ genannt - verarbeitet und gespeichert.

Für die Betreiber unterliegt die Verarbeitung der personenbezogenen Daten den geltenden datenschutzrechtlichen Bestimmungen, insbesondere der EU Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG), dem Berliner Datenschutzgesetz (BlnDSG) bzw. dem Niedersächsischen Datenschutzgesetz (NDSG), dem Telemediengesetz (TMG) und dem Telekommunikationsgesetz (TKG, insb. § 88).

Diese „Datenschutzerklärung für Nutzung der HLRN-Systeme“ kann jederzeit unter https://www.hlrn.de/home/view/Organisation/DatenSchutzHlrnNutzer abgerufen werden.

1. Erfasste Daten

Stammdaten und Projektdaten

Für die Nutzung der vom HLRN angebotenen wissenschaftlichen Dienstleistungen teilen Sie uns personenbezogene Daten (Stammdaten) mit:

  • Kennung
  • Vor- und Nachname
  • Bundesland Ihrer wissenschaftlichen Einrichtung (Universität, Forschungsinstitut)
  • Anschrift Ihrer wissenschaftlichen Einrichtung und Struktureinheit
  • Fachgebiet
  • dienstliche Telefonnummer
  • dienstliche E-Mail-Adresse
  • Nationalität und Reisepassnummer, falls Sie zu einem Embargostaat zugehörig sind (siehe jeweils die aktuelle Liste der betreffenden Nationalitäten im Antragsformular)
  • Angaben zur beabsichtigten Nutzung des HLRN
  • gegebenenfalls Hostnamen von Zielrechnern für die Kommunikation von HLRN-Servern

Im Regelfall nutzen Sie den HLRN-Service im Rahmen eines durch den Wissenschaftlichen Ausschuss (WA) begutachteten Großprojektes. Dafür teilen Sie uns während des Antragsverfahrens auf Nutzung der HLRN-Ressourcen zusätzlich folgende Daten (Projektstammdaten) mit:

  • den Projekttitel
  • den Namen des Projektleiters
  • eine umfangreiche Beschreibung des geplanten wissenschaftlichen Projektes
  • eine Kurzfassung der Projektbeschreibung
  • der Umfang der von Ihnen benötigten Ressourcen (z. B. Rechenzeit, temporärer und dauerhafter Bedarf an Speicherkapazität)

Diese Angaben werden in der Projektdatenbank des HLRN für die inhaltliche und administrative Projektabwicklung gespeichert. Dazu zählen die Vorbereitung und Durchführung der Begutachtung des Projektantrages durch den WA des HLRN, die Bereitstellung der durch den WA bewilligten Ressourcen und die Erfassung und Abrechnung der genutzten Ressourcen.

Mit dem Großprojektantrag erklärt sich der Antragsteller bereit, dass die Kurzfassung der Projektbeschreibung zusammen mit den Angaben zur durchführenden Institution auf der HLRN-Webseite und im HLRN-Forschungsbericht veröffentlicht werden. Die Projektbeschreibung kann um multimediales Material (z. B. Bilder und Videos) für Veröffentlichungen ergänzt werden.

Protokolldaten der HLRN-Nutzung

Beim Zugang zu HLRN-Ressourcen und der Nutzung von Diensten des HLRN werden bestimmte Daten in Logdateien auf den HLRN-Servern automatisch erfasst.

Erhobene Protokolldaten bei Abruf von Webseiten der HLRN-Präsenz werden auf der Webseite https://www.hlrn.de/home/view/Organisation/DatenSchutzWebAuftritt erläutert.

Protokolldaten von HLRN-Nutzern enthalten unter anderem folgende Informationen:

  • Verbindungsdaten:
    • IP-Adressen und/oder Hostname des Zugangsrechners
    • das Datum und die Uhrzeit (Zeitstempel) des Zugangs
  • Nutzungsdaten:
    • Kennung, Art und Dauer der Nutzung der HLRN-Ressourcen (Systemmonitoring)
    • Kennung in Daten von Systemaktivitäten und -zuständen im Fehlerfall (System Dumps)
  • Projektbezogene Daten:
    • Personenbezogene Daten, die Sie uns mit Ihrem Einverständnis in Webformularen mitteilen
    • Typ des benutzten Webbrowsers und Betriebssystems (falls vom Webbrowser übermittelt)

Die Betreiber gleichen Verbindungs- und Nutzungsdaten nicht mit anderen Datenbeständen ab, sodass keine Rückschlüsse auf die Person möglich sind.

2. Rechtsgrundlage und Nutzung der Daten

Die Erfassung der in Abschnitt 1 beschriebenen Daten ist gemäß Art. 6 (1) lit. b und c DSGVO für den HLRN-Betrieb erforderlich.

Kennung, Vor- und Nachname, Telefonnummer und E-Mail-Adresse dienen der Kontaktaufnahme und der wissenschaftlich-technischen Unterstützung für die sichere und optimale Nutzung der HLRN-Ressourcen (HPC-Fachberatung). Diese personenbezogenen Daten dienen der Erfassung und Verarbeitung der von Ihnen genutzten HLRN-Ressourcen wie beispielsweise genutzte Rechenzeit (Systemmonitoring, Accounting).

Stammdaten und Projektstammdaten werden nach Projektende vorgehalten, um sie mit anderen Projektanträgen abgleichen zu können (Folgeanträge, Vermeidung von Mehrfachanträgen etc.), um Statistiken über den Ressourcenverbrauch erstellen zu können und um bei Restauration alter Nutzdatenbestände (s. a. Abschnitt 5) Zugriffsregeln umzusetzen. Dafür werden ausschließlich Ressourcen an den Betreiberstandorten benutzt. Von Großprojekten werden Teile der Projektstammdaten mit der Projekt-ID unter https://www.hlrn.de/home/view/Service/Projects veröffentlicht. Die Zustimmung zur Veröffentlichung dieser Daten ist Bestandteil des Antragsverfahrens und wurde vom Antragsteller erteilt.

Die Verbindungsdaten mit Kennung dienen der Kontrolle des Zugangs und des Monitorings der HLRN-Ressourcen.

Im HLRN-Webformular für Problemanfragen https://www.hlrn.de/home/view/Service/ErrorReport teilen Sie uns Kennung, Namen und E-Mail-Adresse mit, um Ihnen fachgerecht zu helfen.

Der HLRN betreibt ein Ticketsystem, damit Nutzer sich bei Problemen an den HLRN-Support wenden können. Das HLRN-Ticketsystem verknüpft Ihre Stammdaten in der Anzeige im Webbrowser.

Die Nationalität dient der Zugangsprüfung im Rahmen der gesetzlichen und vertraglichen Regelungen für den Zugang zu Hoch- und Höchstleistungsrechnern.

3. Sicherheitsvorkehrungen

Die Betreiber der HLRN-Ressourcen bemühen sich, die HLRN-Ressourcen und seine Nutzer vor unbefugtem Zugriff auf oder vor unbefugter Veränderung, Weitergabe oder Zerstörung von Daten zu schützen. Dazu sind folgende technische und organisatorische Maßnahmen ergriffen:

  • Der Zugang zu HLRN-Ressourcen ist nur verschlüsselt unter Nutzung von SSL möglich.
  • Die Verbindung zum HLRN-Service-Portal ist nur verschlüsselt unter Nutzung von SSL möglich.
  • Die Betreiber von HLRN-Ressourcen überprüfen am jeweiligen Standort ihre Systeme regelmäßig hinsichtlich der implementierten Praktiken zur Erhebung, Speicherung und Verarbeitung, einschließlich der physischen Sicherheitsmaßnahmen, zum Schutz vor unbefugtem Zugriff auf Systeme.
  • Die Betreiber von HLRN-Ressourcen beschränken am jeweiligen Standort ihrer Systeme den Zugriff auf personenbezogene Daten auf einen eng eingegrenzten Kreis von Mitarbeitern des jeweiligen Betreibers und der HLRN-Gremien, die die Daten zwingend kennen müssen, um diese Daten zu verarbeiten, und die Vertraulichkeitsverpflichtungen unterworfen sind.

4. Verantwortliche für den Datenschutz

Verantwortliche Stellen im Sinne des Art 13. DSGVO "Informationspflicht bei Erhebung von personenbezogenen Daten bei der betroffenen Person" sind:

  • Für Systeme des HLRN, die am Standort Berlin betrieben werden:
    Konrad-Zuse-Zentrum für Informationstechnik (ZIB)
    Takustraße 7
    D-14195 Berlin

  • Für Systeme des HLRN, die am Standort Göttingen betrieben werden:
    Georg-August-Universität Göttingen
    Wilhelmsplatz 1
    D-37073 Göttingen

  • Für Systeme des HLRN, die am Standort Hannover betrieben werden:
    Leibniz Universität Hannover
    Leibniz Universität IT Services (LUIS)
    Schloßwender Straße 5
    D-30159 Hannover

Für die Einhaltung der Grundsätze zum Datenschutz sorgen die Datenschutzbeauftragten der Betreiberorganisationen. Zu Fragen zum Datenschutz wenden Sie sich an den Datenschutzbeauftragten des jeweiligen Betreibers:

  • für das Konrad-Zuse-Zentrum für Informationstechnik ZIB:
    z. Hd. Datenschutzbeauftragter
    Konrad-Zuse-Zentrum für Informationstechnik Berlin
    Takustraße 7
    D-14195 Berlin
    E-Mail: datenschutz@zib.de

  • für die Georg-August-Universität Göttingen:
    z. Hd. Datenschutzbeauftragter
    Georg-August-Universität Göttingen
    Platz der Göttinger Sieben 6
    D-37073 Göttingen
    E-Mail: datenschutz@uni-goettingen.de

  • für die Leibniz Universität Hannover:
    z. Hd. Datenschutzbeauftragter
    Leibniz Universität Hannover
    Königsworther Platz 1
    D-30167 Hannover
    E-Mail: datenschutz@uni-hannover.de

5. Abgrenzung Nutzdatenhaltung – personenbezogene Forschungsdaten

Die Betreiber der HLRN-Ressourcen sind nur für die Sicherheit der Betriebsdaten verantwortlich. Unter Betriebsdaten verstehen wir Benutzerdaten, Projektdaten, Verbindungsdaten, Daten zum Nutzungsverhalten. Daten, die der Benutzer für seine Forschungszwecke auf HLRN-Ressourcen speichert und verarbeitet (sog. Nutzdaten), liegen in der Eigenverantwortung durch den HLRN-Nutzer. Insbesondere weisen die Betreiber des HLRN ausdrücklich darauf hin, dass eine Speicherung und Verarbeitung von Forschungsdaten mit personenbezogenen Daten auf Ressourcen des HLRN untersagt ist. Wir empfehlen, Möglichkeiten des Arbeitens mit anonymisierten personenbezogenen Daten unbedingt zu prüfen.

Sollte die Speicherung und Verarbeitung personenbezogener Daten Teil der Durchführung eines geplanten wissenschaftlichen Groß- oder Nutzerprojektes sein, so kontaktieren Sie bitte mindestens sechs Monate vor Antragsstellung die HLRN-Nutzerverwaltung (siehe Abschnitt 9 „Auskunft“) schriftlich auf dem Postweg.

6. Weitergabe, Speicherung und Löschung personenbezogener Daten

Ihre personenbezogenen Daten werden ausschließlich zum Zwecke der Gewährleistung des Betriebes der HLRN-Ressourcen erfasst, verarbeitet und genutzt.

Personenbezogene Daten (Vor- und Nachname, dienstliche Telefonnummer und E-Mail-Adresse, Anschrift der Institution, Fachgebiet) werden im Rahmen des Begutachtungsverfahrens durch den Wissenschaftlichen Ausschuss (WA) an die externen Mitglieder des WA weitergegeben. Die Mitgliederliste des WA ist unter https://www.hlrn.de/home/view/Organisation/WA einsehbar.

Für die Zeiträume der Speicherung personenbezogener Daten gelten folgende Angaben:

  • Alle Benutzerdaten (Stammdaten) und Projektstammdaten werden für die Dauer des HLRN-Betriebes gespeichert.
  • Die Nutzer können auftretende Probleme dem HLRN-Support über das HLRN-Ticketsystem mitteilen. Die Daten im HLRN-Ticketsystem werden, ähnlich wie in einer geteilten E-Mail-Box, für die Dauer des HLRN-Betriebes gespeichert.
  • Kennung, Bundesland, Fachgebiet und Projektmitgliedschaft werden für die Erhebung von statistischen Daten zum differenzierten Ressourcenverbrauch (Accounting) und zum Zweck der Berichterstattung an HLRN-Gremien und Geldgeber für die Standzeit des HLRN-Systems (5-6 Jahre) gespeichert.
  • Verbindungsdaten werden zum Zwecke einer späteren Auswertung bei Angriffen auf die HLRN-IT-Infrastruktur und für statistische Zwecke nach einem Jahr anonymisiert.
  • Hostnamen von Zielrechnern für die Kommunikation von HLRN-Servern nach außen werden vom HLRN-Nutzer verwaltet.

Für Nutzer aus sog. Embargostaaten (siehe Abschnitt 1) ist die Übermittlung von personenbezogenen Daten (in der Regel Vor- und Nachname, Nationalität, Passnummer) an den Hersteller des HLRN-Systems gemäß Art. 49 (1) lit. c DSGVO erforderlich.

Die Übermittlung personenbezogener Daten an staatliche Einrichtungen und Behörden erfolgt nur im Rahmen zwingender nationaler Rechtsvorschriften oder wenn die Weitergabe im Fall von Angriffen auf die IT-Infrastruktur der Betreiber zur Rechts- oder Strafverfolgung erforderlich ist.

7. Ihre Rechte als HLRN-Nutzer

Gemäß der EU DSGVO hat jede betroffene Person, also Sie als Nutzer des HLRN

  • das Recht auf Auskunft (Art. 15),
  • das Recht auf Berichtigung (Art. 16),
  • das Recht auf Löschung (Art. 17),
  • das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18),
  • das Recht auf Datenübertragung (Art. 20) und
  • das Beschwerderecht bei der zuständigen Aufsichtsbehörde (Art. 77).

Wenn Sie von Ihrem Recht auf Sperrung, Löschung oder Berichtigung unrichtiger Daten Gebrauch machen wollen oder Auskünfte zu den vom HLRN gespeicherten personenbezogene Daten haben möchten, wenden Sie sich bitte schriftlich postalisch an die Nutzerverwaltung des HLRN (s. Abschnitt 8 „Auskunft“).

Nach der Freischaltung Ihrer Nutzerkennung können Sie Ihre Daten über das HLRN-Service-Portal (https://zulassung.hlrn.de) einsehen und ändern.

8. Auskunft

c/o HLRN-Nutzerverwaltung
Konrad-Zuse-Zentrum für Informationstechnik Berlin (ZIB)
Takustraße 7
D-14195 Berlin

9. Änderung unserer Datenschutzerklärung

Diese Datenschutzerklärung ist ab dem 25. Mai 2018 gültig und ersetzt alle früheren Erklärungen. Der HLRN behält sich vor, diese Datenschutzerklärung anzupassen, damit sie Weiterentwicklungen und rechtlichen Anforderungen entspricht. Wir empfehlen Ihnen, sich gegebenenfalls über die jeweils aktuelle Datenschutzerklärung neu kundig zu machen.

Der Antragsteller wird informiert und ggf. um ein Einverständnis gebeten, falls der HLRN die erhobenen Daten zu einem anderen Zweck zu verarbeiten plant.

Stand Mai 2018

Last modification: WolfgangBaumann - 17 Aug 2018 23:20 / 1 year, 12 hours, 23 minutes ago. (Version: 7)

 
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